מקרה מהשטח · אוטומציה
החשבונית הכי יקרה היא לא הגדולה. היא הכפולה.
חברת נדל"ן גדולה בישראל שעובדת מול כ-500 ספקים.
500ספקים בחודש, בלי להוסיף אף תקן
לפני ואחרי
לפני
- חשבוניות מגיעות במייל, בוואטסאפ ובסמס.
- כל אחת נפתחת ומוקלדת ידנית.
- בדיקת כפילות תלויה בזיכרון של מישהו.
- כשחסר פרט, מישהו מרים טלפון לספק.
- תמונת המצב מגיעה בסוף החודש.
אחרי
- כל חשבונית נכנסת דרך ערוץ אחד מסודר.
- המערכת שולפת ספק, סכום, מספר חשבונית ותאריך.
- כפילויות נתפסות לפני שהן הופכות לתשלום כפול.
- כשחסר משהו, המערכת פונה לספק בוואטסאפ או במייל.
- צוות הכספים מקבל סטטוס יומי: מה נכנס, מה תקין, מה דורש תשומת לב.
התוצאה בשטח
הצוות הפסיק להקליד נתונים ידנית.
תשלומים כפולים מפסיקים לחמוק, ושום חשבונית לא נופלת בין הכיסאות.
כ-500 ספקים בחודש מטופלים בלי להוסיף אף תקן. העובדת בהנהלת החשבונות השתחררה לפרויקטים אחרים. המערכת הוקמה בפחות מחודש.
זה לא מוציא את האדם מהתמונה. הצוות עדיין מקבל את ההחלטות ומאשר את התשלומים.
לא צ'אטבוט שעונה על שאלות, ולא אוטומציה קטנה שעושה פעולה אחת. שכבה שיושבת בתוך התהליך עצמו: קוראת, מצליבה, מתקשרת ומתעדת.
ואם הגעתם עד לכאן,כנראה שיש תהליך שכדאי לבדוק.
ספרו לנו מה גוזל לצוות הכי הרבה זמן. נחזור עם שיחת איפיון קצרה, ונראה לכם איך זה נראה כשהתהליך רץ לבד.
מעדיפים וואטסאפ? לכתוב לנו